 |
7 نكته در
ارتباط با سايتهاي Windows SharePoint Services |
 |
درسهايي كه ما آموختيم:
ما مجموعهاي از
برنامهنويسان، مشاوران و كارمنداني هستيم كه در يك شركت گرد هم آمده و همكار
شدهايم. از آنجاييكه ما با اسناد و پروندههاي مشترك زيادي سروكار داريم، لازم بود
آنها را در يك مكان واحدي ذخيره كرده و آنها را مورد ويرايش قرار دهيم و يا اينكه
برنامههاي كاري و جلسات داخليمان را هماهنگ سازيم. براي همكاري هرچه بيشتر اين
افراد، از يك سايت گروه بر مبناي تكنولوژي Microsoft Windows SharePoint Services
استفاده ميكنيم. اين سايتهاي گروهي ميتوانند در حالتهايي كه اعضاي تيم شما در
مكانهاي متفاوتي مستقر ميشوند، يا در حالتي كه همگي آنها در يك دفتر واحد به سر
ميبرند، فوقالعاده كارآمد باشند.
در اين مقاله، سعي خواهم
نمود تا 7 نكته ساده ولي كاربردي را كه در خلال پيادهسازي و استفاده از سايت
گروهيمان تجربه كردهايم را به شما منتقل نمايم. اين نكات ميتوانند شما را در
عملياتي ساختن هر چه سريعتر سايتتان راهنمايي كنند.
نكته:
تكنولوژي Windows SharePoint Services ابزاري توانمند و كاربردي براي مديريت و
ايجاد سايتهاي گروهي ميباشد. شما ميتوانيد با ايجاد يك سايت گروهي، پروژهها و
مقاصد سازماني را دنبال نموده و در عين حال از يك محل متمركز براي نگهداري و اشتراك
پروندهها استفاده نماييد. از طرفي تكنولوژي Windows SharePoint Services ارتباط
تنگاتنگ و بسيار نزديكي با نرمافزارهاي Microsoft Office 2003 داشته و ميتواند
شما را در استفاده هر چه بهتر از اين تكنولوژي ياري نمايد.
نمونهاي از يك سايت گروهي كه با تكنولوژي SharePoint ايجاد
شده است.
در اين مقاله ميخوانيد:
1. پوشهها و كتابخانهها را ساده و گويا نامگذاري نماييد.
2. استانداردهايي (قواعدي) را براي نامگذاري پوشهها تبيين كنيد.
3. تنها آخرين نسخههاي (Version) پروندهها را نگهداري كنيد.
4. براي هر قسمت از سايت يك متولي مشخص نماييد.
5. پروندهها را تحويل گرفته، تحويل دهيد (Check-out, Check-in).
6. محتوي پوشهها را به روشني توصيف كنيد.
7. به فايلهاي داخلي سايت SharePoint متصل شويد.
|
 |
1. پوشهها و كتابخانهها را ساده و گويا نامگذاري نماييد. |
|
|
پوشهها (Folders) و كتابخانههاي (Library) سايت را طوري نامگذاري كنيد كه براي
گروهتان مفهوم و گويا باشد. مهمترين نكته صريح و ساده بودن آنها و قبل از آن،
سازگاري نامگذاري ميباشد. براي مثال ميتوانيد از گزينههاي زير استفاده كنيد:
- بر اساس واحد يا دپارتمان
- بر اساس اهداف و مقاصد سازمان
- بر اساس ترتيب الفبايي
- بر اساس مشتريان يا كاربران سايت
- بر اساس پروژههاي مربوطه
ما براي هر پروژه در سايت SharePoint يك كتابخانه اسناد مستقل ايجاد كردهايم. بر
اين اساس ميتوانيم تمامي اسناد و مدارك مربوط به يك پروژه خاص را در كتابخانه
اسناد همان پروژه ذخيره و نگهداري نماييم. اينكار نه تنها به ساختار و سازماندهي
پروندهها و اسناد پروژه كمك ميكند، بلكه عمل انتقال اين پروندهها و مستندات -در
صورتي كه اين پروژه به شخص يا گروه ديگري منتقل شود را- سهلالوصول ميسازد. |
|
|
2. استانداردهايي
(قواعدي) را براي نامگذاري پروندهها تبيين كنيد. |
|
|
به عنوان يك تيم، در مورد اينكه چگونه ميخواهيد مستندات و پروندهها را
نامگذاري نماييد، تصميمگيري كنيد. براي مثال، ممكن است بخواهيد تاريخي را به نحوي
به يك فايل اختصاص دهيد، يا اينكه بخواهيد نام اختصاري شخصي كه فايلي ايجاد نموده
است را در نام فايل مربوطه ذكر كنيد. همچنين، ميتوانيد از ويژگي پشتيباني
SharePoint از نامهاي بلند فايلها (Long Filename) يا پوشهها استفاده كنيد. ولي
از انتشار عمومي اين قواعد و در دسترس بودن آنها براي همه اعضاي تيم، اطمينان حاصل
نموده و از كفايت شناخت تكتك اعضا از اين شيوه نامگذاري، خاطر جمع شويد. اين نكته
بسيار مهمي است، چرا كه نتايج ما روشن ميكند كه در غير اينصورت گروه شما نخواهد
توانست فايلها و مستندات دلخواه خود را پيدا نموده و در نتيجه كارايي و بهرهوري
سايت تحت تاثير قرار ميگيرد. |
|
|
3. تنها آخرين
نسخههاي (Version) پروندهها را نگهداري كنيد. |
|
|
براي بحث نگهداري سوابق و نسخههاي قبلي پروندههاي لازم، يك مكانيزم "پوشه
بايگاني" ابداع كنيد. ما تنها از يك نسخه جاري از هر فايل در پوشه "فعال"مان
نگهداري ميكنيم. اين باعث ميشود تا تمام نگراني و اشتباهي را در مورد اينكه از
كدام نسخه از يك پرونده بايستي استفاده نمود را از خود دور كنيم، خصوصا هنگامي كه
گروه شما مجبور ميشود تا فايلها و مستندات را بر روي كامپيوترهاي شخصيشان كپي
نموده و آنها را بيرون از دفتر، يا به هنگام ماموريتها، از آنها استفاده نمايند.
اگر تيم شما فايلها را بر روي كامپيوتر خودشان كپي ميكنند، ميبايستي ملاحظات و
احتياط بيشتري را بكار گيريد تا همه اعضاي گروه قبول كرده و مطمئن شوند كه آخرين
نسخه از هر فايلي هميشه روي سايت گروه قرار ميگيرد، و اگر اين افراد نسخههايي از
اين فايلها را روي كامپيوتر خودشان نگهداري ميكردند، بايستي آنها را با آخرين
نسخه جايگزين كنند. در اين صورت، چنانچه بخواهند فايلي را بعدا بارگزاري (Upload)
كنند، لزومي ندارد نگران اين باشند كه شايد تغييراتي كه توسط شخص ديگري اعمال شده
است را از بين ببرند. |
|
|
4. براي هر قسمت از
سايت يك متولي مشخص نماييد. |
|
|
به هر پوشهاي، با مشخص كردن مالك آن پوشه، شخصي را كه قرار است فايلها و
پروندهاي را به آنجا اضافه كند، مشخص كنيد. اين باعث ميشود تا هر قسمت از سايت
گروهي شما از ساختار فايل و نامگذاري واحدي تبعيت نمايد. ممكن است افراد زيادي
بخواهند يك پرونده و يا سند را ويرايش نمايند، ولي با اين رفتار ميتوانيم از
بارگزاري و افزوده شدن پروندههاي آن پوشه توسط اشخاص متفرقه پرهيز نموده و به يك
يكپارچگي كاملي در اين زمينه برسيم. |
|
|
5. پروندهها را
تحويل گرفته، تحويل دهيد (Check-out, Check-in). |
|
|
شما احتمالا پروندههايي را داريد (مانند مستندات فروش) كه توسط اشخاص مختلفي از
گروهتان مورد دسترسي و ويرايش قرار ميگيرد. اگر چه SharePoint از ذخيره كردن
(Save) همزمان يك فايل واحدي كه توسط اشخاص مختلفي باز شدهاند، جلوگيري ميكند،
ممكن است شخصي بخواهد فايلي را كه توسط فرد ديگري در حال ويرايش شدن است را باز
كند. در اين حالت، در صورتي كه از مكانيزمهاي تحويل گرفتن (Check-out) استفاده
نكنيد، ريسك ويرايش يك پرونده واحد توسط دو شخص مختلف را پذيرفتهايد. و در اين
حالت ممكن است يك يا چند نفر از اعضاي تيمتان كه كارشان تمام شد، نتوانند نسخه
درستي از پرونده باز شده را ذخيره نمايند.
 |
|
|
6. محتوي پوشهها
را به روشني توصيف كنيد. |
|
|
با تغيير كردن كاربران و اعضاي تيم، اعضاي جديد ميخواهند بدانند كه در هر يك از
كتابخانههاي اسناد و پوشههاي سايت، انتظار چه چيزي را ميبايست داشته باشند. از
آنجاييكه ما براي هر يك از كتابخانهها اسناد توصيف و توضيح روشني داشتيم، هر يك از
اعضاي جديد تيم، ميتوانست به سادگي بفهمد كه هر يك از اين كتابخانههاي اسناد،
شامل چه مستنداتي بوده و براي يافتن پرونده و يا سند مورد نظر خود كدام كتابخانه را
ميبايستي وارد شود. اين ويژگي، خصوصا هنگامي كه با زياد شدن حسابها مجبور به
همكاري با يك مشاور جديد شديم، نمايان شد. همچنين ما وقتي پروژهاي را به اتمام
ميرسانديم، توضيحات مربوطه را تغيير ميداديم. و آن كتابخانه اسناد يا پوشه را به
منظور بايگاني اسناد استفاده ميكرديم و نه به عنوان كتابخانهاي فعال.
براي تغيير دادن توضيح و توصيف يك كتابخانه اسناد:
1. بر روي كتابخانه اسنادي كه ميخواهيد ويرايش نماييد، كليك كنيد.
2. در كتابخانه اسنادي كه ميخواهيد ويرايش نماييد، در قسمت راهبري سمت راست، بر
روي "اصلاح تنظيمات و ستونها" كليك كنيد.
3. در صفحه "سفارشي كردن" بر روي قسمت "تغيير تنظيمات كلي" كليك كنيد.
4. حال ميتوانيد تنظيمات كتابخانه اسناد مربوطه را تغيير دهيد. در قسمت "شرح:"
توضيح و توصيفي كه ميخواهيد به كتابخانه اسناد نسبت دهيد را وارد كنيد. و سپس دكمه
"تاييد" را فشار دهيد.
|
|
|
7. به فايلهاي
داخلي سايت SharePoint متصل شويد. |
|
|
وقتي كه شما بر روي يك پروژه كار ميكنيد، ميتوانيد به سادگي فايلي را از سايت
گروه به يك پست الكترونيكي ضميمه كرده و ارسال نماييد. با ارسال نسخههاي مختلفي از
همان فايل، در اصل شما مستندات مختلفي از يك پرونده واحد را ايجاد ميكنيد. بر اين
اساس بسيار بجا خواهد بود اگر شما فقط آدرس و لينك پرونده مورد نظرتان را در پيام
الكترونيكيتان بياوريد. همچنين ميتوانيد لينكهايي را از سايت گروهي SharePoint
در وظايف (Tasks) برنامه Outlook درج نموده و يا به يك قرار ملاقات در تقويم اضافه
نماييد.
اگر نسخههاي مختلفي از يك پرونده را در سايتتان نگهداري ميكنيد، به سادگي ميتوان
يكي را براي اعمال تغييرات انتخاب نموده و بقيه را منسوخ اعلام كرد. در صورتيكه، ما
تنها يك نسخه از هر پرونده را نگهداري نموده و از هر جايي كه لازم بود، به همان
نسخه ارجاع داديم. براي درج آدرس پروندهاي در سايت SharePoint به هر يك از
برنامههاي Microsoft Office:
1. سند يا پروندهاي كه ميخواهيد آدرس آن را درج كنيد را پيدا نماييد.
اشارهگر موس را طوري به نام فايل مربوطه نزديك كنيد كه نام آن به رنگ قرمز نمايش
داده شود.
2. بر روي نام قرمز رنگ فايل، كليك راست كرده و در منوي باز شده عبارت "Copy
Shortcut" را انتخاب كنيد.
3. در جايي كه ميخواستيد لينك پرونده را درج نماييد، كليك راست كرده و
"Paste" را انتخاب كنيد. با اينكار شما ميتوانيد با كليك كردن روي اين لينك،
پرونده مورد نظر را از سايت گروه باز كنيد. 
اميدوارم تجاربي كه در شركت كسب شده بود، بتواند در پيادهسازي و كاربري سايت
گروهتان موثر واقع شود. |
 |
 |
